আধুনিক ERP ব্যবহার নির্দেশিকা
সব চক্র

HR & Payroll Cycle · ৮ পর্ব · ১৭ ধাপ

কর্মী ও বেতন চক্র

কর্মী, হাজিরা, ছুটি, বেতন বাড়ানো, অগ্রিম, ঋণ, বেতন শিট, বেতন দেওয়া, পিএফ আর ওভারটাইম

এইচআর ম্যানেজার কর্মী যোগ করেন, হাজিরা আর ছুটির হিসাব রাখেন, বেতন বাড়ানো, অগ্রিম আর ঋণের আবেদন দেন — প্রধান হিসাবরক্ষক অনুমোদন দেন। মাস শেষে বেতন শিট বানালে অগ্রিম, ঋণের কিস্তি, অনুপস্থিতি, বিনা বেতনের ছুটি আর পিএফ নিজেই কেটে যায়। অনুমোদনের পর বেতন ব্যাংকে আর নগদে দেওয়া হয়, পিএফ আর ওভারটাইম আলাদা দেওয়া হয়; প্রতিটি পেমেন্টের ভাউচার প্রধান হিসাবরক্ষক অনুমোদন দেন।

উদাহরণে যা করা হয়েছে

প্রতিষ্ঠান
আধুনিক প্রকাশনী — ৩১ জন কর্মী, সেপ্টেম্বর ২০২৬
নতুন কর্মী
ক-৩১ মোঃ তানভীর আহমেদ, যোগদান ১৫/০৯ — ১৬ দিনের বেতন
অগ্রিম ও ঋণ
৫ জন পিওনকে ৳৩,০০০ অগ্রিম; ক-১৩-কে ৳৩০,০০০ ঋণ (কিস্তি ৳৩,০০০)
বেতন শিট
মোট ৳৮,৭৪,৪৮৩.৩৩ − কর্তন ৳৯১,৯৯৬.১৬ = নিট ৳৭,৮২,৪৮৭.১৭
ফলাফল
ব্যাংকে ৳৬,৬২,০৮৭.১৮ + নগদে ৳১,২০,৩৯৯.৯৯, পিএফ ৳৯০,৮০০, ওভারটাইম ৳১০,৯৬৮.৮৬ — ৭টি ভাউচার অনুমোদিত
১ কর্মী ও সেটআপ এইচআর ২ উপস্থিতি ও ছুটি এইচআর ৩ অগ্রিম, ঋণ, পরিবর্তন এইচআর → হিসাব ৪ বেতন শিট এইচআর ৫ পরিশোধ এইচআর ৬ ভাউচার অনুমোদন প্রধান হিসাবরক্ষক

কারা কাজ করবেন

আধুনিক প্রকাশনী — এইচআর
এইচআর ম্যানেজার
আধুনিক প্রকাশনী — হিসাব বিভাগ
প্রধান হিসাবরক্ষক
কর্মী
লগইন থাকলে নিজের প্রোফাইল দেখেন

মূল নিয়ম

  • নগদ ভিত্তিক হিসাব — বেতন শিট বানালে বা অনুমোদন দিলে কোনো ভাউচার হয় না; ভাউচার হয় শুধু যেদিন টাকা দেওয়া হয়।
  • বেতন যেকোনো দিন, কয়েক ভাগে, যাকে খুশি — ব্যাংকে, নগদে বা চেকে দেওয়া যায়।
  • অগ্রিম আর ঋণ প্রধান হিসাবরক্ষক অনুমোদন দিলেই টাকা দেওয়ার ভাউচার হয়; পরের বেতন শিটে অগ্রিম আর ঋণের কিস্তি নিজেই কেটে যায়।
  • বেতন বাড়ানো অনুমোদন হলে যে মাস থেকে কার্যকর, সেই মাসের বেতন শিটে নতুন বেতন নিজেই বসে যায়।
  • ওভারটাইম বেতন শিটে আসে না — আলাদা ওভারটাইম বিল হয়, হাজিরায় লেখা ওভারটাইম ঘণ্টা থেকে।
  • টাকা কোন খাতে যাবে সেটা বেতন গ্রুপ দেখে ঠিক হয় — খাতায় প্রত্যেক কর্মীর নামে, অথবা পুরো দল এক নামে।
১

পর্ব ১ · আধুনিক প্রকাশনী

সেটআপ

এইচআর ম্যানেজার

১
আধুনিক প্রকাশনী এইচআর ম্যানেজার

এইচআর ড্যাশবোর্ড ও বেতন সেটআপ

একবার সেট করে রাখলে পরে প্রতিটি পেমেন্ট নিজের খাতে চলে যায় — কোনো হিসাব কোড মনে রাখতে হয় না।

  1. বেতন গ্রুপ: কর্মীদের দল (যেমন কর্মকর্তা-কর্মচারী, বাঁধাই শ্রমিক) — খাতায় প্রত্যেকের নামে দেখাবে নাকি পুরো দল এক নামে, আর বেতন, অগ্রিম, পিএফ, ঋণ, ওভারটাইম কোন খাতে যাবে।
  2. বেতন খাতসমূহ: এইচআরের খাতগুলো (বেতন-ভাতা, মজুরী ভাতা, বেতন খাতে অগ্রিম, প্রভিডেন্ট ফান্ড, বেতন খাতে ঋণ, লোন সমন্বয়) — প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের নিজের হিসাবের সাথে জোড়া।
  3. এইচআর সেটিংস: সাপ্তাহিক ছুটি কোন দিন, আর অনুপস্থিত থাকলে কত কাটবে (একদিনের মূল বেতন / একদিনের মোট বেতন / নির্দিষ্ট টাকা)।
২
আধুনিক প্রকাশনী এইচআর ম্যানেজার

ছুটির দিন ও ছুটির ধরন

মাসের সব দিন এক লিস্টে — যে দিনের পাশে ছুটির নাম লিখবেন সেটাই ছুটি; কত দিন কাজ আর কত দিন ছুটি, এখান থেকেই হিসাব হয়।

  1. বছর আর মাস সিলেক্ট করে ছুটির দিনে নাম লিখুন, "সংরক্ষণ" ক্লিক করুন; চাইলে অন্য প্রতিষ্ঠান থেকে পুরো বছরের লিস্ট কপি করে আনা যায়।
  2. ছুটির ধরনে ঠিক করা থাকে বছরে কত দিন পাওয়া যাবে আর বেতন কাটবে কিনা (নৈমিত্তিক, অসুস্থতা, অর্জিত, মাতৃত্বকালীন, বিনা বেতনে)।
২

পর্ব ২ · আধুনিক প্রকাশনী

কর্মী

এইচআর ম্যানেজার

৩
আধুনিক প্রকাশনী এইচআর ম্যানেজার

নতুন কর্মী যোগ করুন

কর্মীর কোড অটো বসে যায় (ক-৩১); বিভাগ, পদবি, ধরন, বেতন, পিএফ আর বেতন গ্রুপ দিন — পরের সব হিসাব এখান থেকেই হবে।

  1. নাম, লিঙ্গ, ফোন, বিভাগ (বিক্রয় বিভাগ), পদবি (অফিসার), চাকরির ধরন (স্থায়ী) আর জয়েনিংয়ের তারিখ (১৫/০৯/২০২৬) দিন।
  2. মূল বেতন ৳১৫,০০০, বাড়ি ভাড়া ৳৭,৫০০, চিকিৎসা ৳১,৫০০, যাতায়াত ৳১,০০০; পিএফ — হ্যাঁ (১০%); বেতন প্রযোজ্য — হ্যাঁ।
  3. লগইন: ইউজারনেম, পাসওয়ার্ড আর রোল (কর্মী) — কর্মী নিজের প্রোফাইল দেখতে পারবেন।
  4. সেভ করুন — কর্মী তালিকায় ক-৩১ চলে আসবে।

মাসের মাঝখানে জয়েন করলে বেতন শিটে যত দিন কাজ করেছেন সেই হিসাবে বেতন হয় (১৬/৩০ দিন)।

"বেতন প্রযোজ্য — না" দিলে সেই কর্মী বেতন শিট, বোনাস, অগ্রিম আর ঋণের লিস্টে আসেন না।

৩

পর্ব ৩ · আধুনিক প্রকাশনী

উপস্থিতি ও ছুটি

এইচআর ম্যানেজার

৪
আধুনিক প্রকাশনী এইচআর ম্যানেজার

দৈনিক উপস্থিতি ও মাসিক সারসংক্ষেপ

প্রতিদিন সবার হাজিরা এক ফর্মেই — উপস্থিত, অনুপস্থিত, দেরি, অর্ধদিন আর ওভারটাইম কত ঘণ্টা; মাস শেষে সারসংক্ষেপ।

  1. "বাল্ক এন্ট্রি" ক্লিক করলে সব কর্মী চলে আসে — প্রত্যেকের হাজিরা আর ওভারটাইম ঘণ্টা দিয়ে "সকলের উপস্থিতি সংরক্ষণ করুন"।
  2. মাসিক সারসংক্ষেপে মাস সিলেক্ট করুন — কত দিন কাজ, উপস্থিত, অনুপস্থিত, দেরি, অর্ধদিন আর ছুটি।

অনুপস্থিত দিনের টাকা বেতন শিটে জরিমানা হিসেবে কেটে যায়; ওভারটাইম ঘণ্টা থেকে ওভারটাইম বিল হয়।

৫
আধুনিক প্রকাশনী এইচআর ম্যানেজার

ছুটির আবেদন ও অনুমোদন

আবেদনে মোট কত দিন, সেটা সাপ্তাহিক আর সরকারি ছুটি বাদ দিয়ে নিজেই হিসাব হয়; বেতনসহ ছুটিতে টাকা কাটে না, বিনা বেতনের ছুটি বেতন শিটে কাটে।

  1. কর্মী, ছুটির ধরন, অর্থবছর, কবে থেকে কবে আর কারণ দিয়ে আবেদন দিন — ক-১০: নৈমিত্তিক ছুটি ২ দিন; ক-২১: বিনা বেতনে ছুটি ১ দিন।
  2. লিস্টে "অনুমোদন" ক্লিক করে কনফার্ম করুন (না দিতে চাইলে কারণ লিখে প্রত্যাখ্যান)।
৪

পর্ব ৪ · আধুনিক প্রকাশনী

বেতন পরিবর্তন, অগ্রিম ও ঋণ

এইচআর ম্যানেজার → প্রধান হিসাবরক্ষক

৬
আধুনিক প্রকাশনী এইচআর ম্যানেজার → প্রধান হিসাবরক্ষক

বেতন পরিবর্তন দাখিল ও অনুমোদন

এইচআর নতুন বেতন আর কোন মাস থেকে কার্যকর তা দিয়ে আবেদন করেন; প্রধান হিসাবরক্ষক অনুমোদন দিলে সেই মাসের বেতন শিটে নতুন বেতন নিজেই বসে যায়।

  1. এইচআর: কর্মী (ক-১৪ মাকসুদুর রহমান), ধরন "বৃদ্ধি", নতুন মূল বেতন ৳১৯,০০০, বাড়ি ভাড়া ৳৯,৫০০, কার্যকর সেপ্টেম্বর ২০২৬ থেকে, কারণ লিখে দাখিল করুন।
  2. প্রধান হিসাবরক্ষক: লিস্টে বিস্তারিত খুলে আগের আর নতুন বেতন মিলিয়ে দেখে "অনুমোদন" দিন।
৭
আধুনিক প্রকাশনী এইচআর ম্যানেজার → প্রধান হিসাবরক্ষক

বেতন অগ্রিম — একসাথে অনেকজন

একটা ফর্মেই অনেক কর্মীকে অগ্রিম দেওয়া যায় — চাইলে সবাইকে একই টাকা; প্রধান হিসাবরক্ষক একসাথে অনুমোদন দিলে একটাই ভাউচার হয়।

  1. এইচআর: তারিখ, কোন মাসের বেতন থেকে কাটবে (সেপ্টেম্বর ২০২৬), কীভাবে দেবেন (নগদ); কর্মী যোগ করুন (ক-২১ থেকে ক-২৫), "সবাইকে দিন"-এ ৳৩,০০০ — তারপর দাখিল করুন।
  2. প্রধান হিসাবরক্ষক: সবগুলোতে টিক দিয়ে "নির্বাচিত ৫টি একসাথে অনুমোদন" — ভাউচার নপ্র-০০৩: বেতন খাতে অগ্রিম (প্রত্যেক কর্মীর নামে) ডেবিট ৳১৫,০০০ / নগদ ক্রেডিট।

পুরো বেতন গ্রুপ একবারেই যোগ করা যায়; সেপ্টেম্বরের বেতন শিটে প্রত্যেকের ৳৩,০০০ নিজেই কেটে যায়।

৮
আধুনিক প্রকাশনী এইচআর ম্যানেজার → প্রধান হিসাবরক্ষক

কর্মী ঋণ — মাসিক কিস্তিতে শোধ

ঋণ কত, মাসে কত কিস্তি আর কোন মাস থেকে কাটবে দিয়ে আবেদন দিন; অনুমোদন হলে ঋণ দেওয়ার ভাউচার হয়, আর প্রতি মাসের বেতন শিটে কিস্তি কেটে যায়।

  1. এইচআর: কর্মী (ক-১৩ মো. শফিকুল ইসলাম), ধরন "বেতন ঋণ", ৳৩০,০০০, কিস্তি ৳৩,০০০, শুরু সেপ্টেম্বর ২০২৬ থেকে, ব্যাংকে — কোন ব্যাংক হিসাব থেকে দিয়ে দাখিল করুন।
  2. প্রধান হিসাবরক্ষক: "অনুমোদন" দিন — ভাউচার বপ্র-০০২: বেতন খাতে ঋণ ডেবিট / ব্যাংক ক্রেডিট ৳৩০,০০০।
৫

পর্ব ৫ · আধুনিক প্রকাশনী

বেতন শিট

এইচআর ম্যানেজার

৯
আধুনিক প্রকাশনী এইচআর ম্যানেজার

সেপ্টেম্বরের বেতন শিট তৈরি

কোন সময়ের বেতন সেটা দিলে কত দিন কাজ হয়েছে ছুটির ক্যালেন্ডার থেকে আসে; বেতন পান এমন সব কর্মীর লাইন নিজেই হিসাব হয়ে যায়।

  1. অর্থবছর আর সময় ০১/০৯/২০২৬ – ৩০/০৯/২০২৬ দিন — কাজের দিন ২৬।
  2. তৈরি করুন — শিট PAY-2026-09 খসড়া অবস্থায় তৈরি হলো।
  3. শিট খুলে লাইনগুলো দেখুন: ক-১৪ নতুন বেতন ৳১৯,০০০; ক-১৩ ঋণের কিস্তি ৳৩,০০০; ক-২১–ক-২৫ অগ্রিম ৳৩,০০০ করে; ক-২১ বিনা বেতনের ছুটি ৳২৮৮.৪৬; অনুপস্থিতিতে একদিনের মূল বেতন; ক-৩১ ১৬ দিনের বেতন ৳১৩,৩৩৩.৩৩; পিএফ ১০%।

এক মাসের বেতন দুই ভাগে (১–১৫ আর ১৬–৩০) শিট করা যায়; তবে একই সময়ের শিট দুবার হয় না।

দরকার হলে লাইনে আয়কর (TDS) আর অন্য কর্তন লিখে সেভ করুন; কর্তন বেতনের চেয়ে বেশি হলে ⚠ দেখায় আর অনুমোদন দেওয়া যায় না।

১০
আধুনিক প্রকাশনী এইচআর ম্যানেজার

বেতন শিট অনুমোদন

অনুমোদন দিলে কোনো ভাউচার হয় না (নগদ ভিত্তিক) — শিট শুধু বেতন দেওয়ার জন্য রেডি হয়।

  1. "অনুমোদন" ক্লিক করে কনফার্ম করুন — অবস্থা হয় "অনুমোদিত"; ওপরে পরিশোধ, পিএফ পরিশোধ আর কর্তন পরিশোধের বাটন চলে আসে।

কাউকে টাকা দেওয়ার আগ পর্যন্ত অনুমোদিত শিট আবার খুলে (রিওপেন) ঠিক করা যায়।

৬

পর্ব ৬ · আধুনিক প্রকাশনী

পরিশোধ — বেতন, পিএফ ও ওভারটাইম

এইচআর ম্যানেজার

১১
আধুনিক প্রকাশনী এইচআর ম্যানেজার

বেতন পরিশোধ — ব্যাংকে ও নগদে

যাদের বেতন দিচ্ছেন তাদের টিক দিন, তারিখ আর কীভাবে দিচ্ছেন দিন — প্রতিবার দিলে একটা ভাউচার হয়; ঋণের কিস্তির জাভা প্রথমবার বেতন দেওয়ার সাথে নিজেই হয়ে যায়।

  1. প্রথমবার: ক-০১–ক-১৯ আর ক-৩১ টিক, তারিখ ৩০/০৯/২০২৬, ব্যাংকে, কোন ব্যাংক হিসাব — বপ্র-০০৩ ৳৬,৬২,০৮৭.১৮ আর জাভা-০০৩ (লোন সমন্বয় ডেবিট / বেতন খাতে ঋণ ক্রেডিট ৳৩,০০০)।
  2. দ্বিতীয়বার: বাকি ১১ জন, তারিখ ০১/১০/২০২৬, নগদে — নপ্র-০০৪ ৳১,২০,৩৯৯.৯৯।
  3. সবার বেতন দেওয়া হয়ে গেলে শিটের অবস্থা হয় "পরিশোধিত"।

কাউকে বেতনের কিছু অংশ এখন দিয়ে বাকিটা পরে আরেকবারে দেওয়া যায়।

১২
আধুনিক প্রকাশনী এইচআর ম্যানেজার

পিএফ পরিশোধ — উভয় অংশ

কর্মীর অংশ (বেতন থেকে কাটা) আর প্রতিষ্ঠানের অংশ একসাথে পিএফ খাতে যায় — প্রত্যেক কর্মীর পিএফ হিসাবে জমা হয়।

  1. তারিখ আর কীভাবে দিচ্ছেন দিন — নপ্র-০০৫ ৳৯০,৮০০ (৳৪৫,৪০০ + ৳৪৫,৪০০)।

পিএফ তহবিল প্রতিষ্ঠানের খাতার বাইরে — পিএফ থেকে ঋণ বা টাকা তোলা শুধু কর্মীর পিএফ হিসাবে থাকে, প্রধান হিসাবরক্ষক অনুমোদন দেন।

১৩
আধুনিক প্রকাশনী এইচআর ম্যানেজার

ওভারটাইম বিল ও পরিশোধ

মাস সিলেক্ট করলে হাজিরায় লেখা ওভারটাইম ঘণ্টা থেকে বিল হয় — ঘণ্টার রেট = মূল বেতন ÷ কাজের দিন ÷ ৮ × ১.৫।

  1. "নতুন বিল" — মাস সেপ্টেম্বর ২০২৬ আর বিলের তারিখ দিন; তৈরি হলে দেখাবে ১০ জন, ৯৪ ঘণ্টা, ৳১০,৯৬৮.৮৬।
  2. বিল খুলে দরকার হলে ঘণ্টা বদলান, তারপর "অনুমোদন" দিন।
  3. "পরিশোধ" — কর্মীদের টিক দিন, তারিখ আর মাধ্যম (নগদ) — নপ্র-০০৬।
৭

পর্ব ৭ · আধুনিক প্রকাশনী

প্রধান হিসাবরক্ষকের ভাউচার অনুমোদন

প্রধান হিসাবরক্ষক

১৪
আধুনিক প্রকাশনী প্রধান হিসাবরক্ষক

এইচআর ভাউচার অনুমোদন

অগ্রিম, ঋণ, বেতন, লোন সমন্বয়, পিএফ আর ওভারটাইমের খসড়া ভাউচার — দেখে একসাথে অনুমোদন দিলেই খাতায় ওঠে।

  1. লিস্টে ৭টি এইচআর ভাউচার: নপ্র-০০৩ অগ্রিম, বপ্র-০০২ ঋণ, বপ্র-০০৩ ব্যাংকে বেতন, জাভা-০০৩ লোন সমন্বয়, নপ্র-০০৪ নগদে বেতন, নপ্র-০০৫ পিএফ, নপ্র-০০৬ ওভারটাইম।
  2. বেতনের ভাউচারের বিস্তারিতে প্রত্যেক কর্মীর নামে আলাদা লাইন — বেতন-ভাতা ডেবিট, ব্যাংক ক্রেডিট।
  3. সবগুলোতে টিক দিয়ে অনুমোদন দিন — ভাউচার তালিকায় পোস্টেড দেখাবে।

খসড়া ভাউচার বাতিল করলে সবকিছু আগের মতো হয়ে যায় — বেতন আবার না-দেওয়া, অগ্রিম বা ঋণ আবার অনুমোদনের অপেক্ষায়।

৮

পর্ব ৮ · আধুনিক প্রকাশনী

পে-স্লিপ, প্রতিবেদন ও কর্মীর প্রোফাইল

এইচআর ম্যানেজার

১৫
আধুনিক প্রকাশনী এইচআর ম্যানেজার

পে-স্লিপ

প্রত্যেক কর্মী কী কী পেলেন আর কী কী কাটল, হাতে কত পাবেন, আর স্বাক্ষরের জায়গা — প্রিন্ট করে কর্মীকে দিন।

  1. শিটে কর্মীর লাইনের পে-স্লিপ বাটনে ক্লিক করুন — ক-১৩: মোট আয় ৳৩৩,৯০০, পিএফ ৳২,১০০, ঋণের কিস্তি ৳৩,০০০, হাতে পাবেন ৳২৮,৮০০।
১৬
আধুনিক প্রকাশনী এইচআর ম্যানেজার

বেতন ও এইচআর প্রতিবেদন

বেতন শিট, বেতন বিবরণী, ঋণ আর অগ্রিমের বকেয়া, পিএফ বিবরণী আর মাসিক এইচআর সারসংক্ষেপ — সবই প্রিন্ট করা যায়।

  1. বেতন শিট: মাস দিলে পুরো শিট আসে, স্বাক্ষরের জায়গাসহ।
  2. ঋণ ও অগ্রিম বকেয়া: ক-১৩-এর ঋণ ৳৩০,০০০, কাটা হয়েছে ৳৩,০০০, বাকি ৳২৭,০০০ — অগ্রিম পুরোটা কেটে যাওয়ায় সেটা লিস্টে নেই।
  3. পিএফ বিবরণী: প্রত্যেক কর্মীর নিজের অংশ, প্রতিষ্ঠানের অংশ আর মোট জমা।
১৭
আধুনিক প্রকাশনী এইচআর ম্যানেজার

কর্মীর প্রোফাইল — সব এক জায়গায়

একজন কর্মীর চাকরির তথ্য, বেতন আর কবে কত বাড়ল, বেতন দেওয়া, ঋণ ও অগ্রিম, ছুটি ও হাজিরা, পিএফ, লগইন — সব আলাদা ট্যাবে।

  1. কর্মীর "বিস্তারিত" ক্লিক করে ট্যাবগুলো ঘুরে দেখুন — ক-১৩: বেতন প্রদান ট্যাবে সেপ্টেম্বরের বেতন, ঋণ ও অগ্রিম ট্যাবে ঋণের বাকি ৳২৭,০০০।

চক্র সম্পূর্ণ

ব্যাংকে ৳৬,৬২,০৮৭.১৮ + নগদে ৳১,২০,৩৯৯.৯৯, পিএফ ৳৯০,৮০০, ওভারটাইম ৳১০,৯৬৮.৮৬ — ৭টি ভাউচার অনুমোদিত

অন্য চক্র দেখুন